Списание дебиторской и кредиторской задолженности

Бухгалтерам регулярно приходится списывать долги, и каждый раз это огромная ответственность. Ведь при проведении налоговой проверки на такую операцию наверняка обратят внимание, что может привести к доначислениям и штрафам. В нашей статье содержится инструкция, которая подскажет, по каким критериям списывается дебиторская и кредиторская задолженность и каких правил нужно при этом придерживаться, чтобы избежать проблем с контролирующими инстанциями.

Какую задолженность можно списывать?

Далеко не все долги можно списать. Чтобы иметь такую возможность, должны выполняться некоторые условия.

Критерии определения дебиторской задолженности для списания

Процедура списания может применяться исключительно в отношении долгов, которые по закону безнадежны к взысканию, то есть нет реальных возможностей их получить. Определение безнадежной задолженности приведено в Налоговом кодексе (пункт 2 статьи 266). Долг относится к этой категории, если по нему истек срок исковой давности или компания – должник ликвидирована и исключена из государственного реестра ЕГРЮЛ в связи с признанием ее недействующей. Невозможность взыскания может также устанавливаться судебным приставом, по постановлению которого завершается исполнительное производство.

Если должник – частный предприниматель, никак не удастся списать дебиторскую задолженность исключительно на основании его исключения из соответствующего госреестра (ЕГРИП), так как он должен отвечать за долги всем имуществом, в том числе личным. Дебиторская задолженность ИП может считаться безнадежной только в случае признания его банкротом, смерти или принятия судебного решения, в соответствии с которым деньги невозможно взыскать в связи с тем, что не удается выяснить, где находится должник. Таким образом, прежде чем списывать такую задолженность, необходимо проверить, выполняются ли упомянутые условия.

В случае если две компании являются должниками друг друга, нужно, в первую очередь, провести зачет долгов путем уменьшения размера дебиторской задолженности на сумму, которую нужно вернуть контрагенту. Остаток считается безнадежным долгом и может быть списан.

После установления факта банкротства или исключения компании-должника из госреестра после 1 сентября 2014 года необходимо определить, не прошел ли срок исковой давности. Он составляет три года, но при определенных обстоятельствах приостанавливается или прерывается.

Основания для прерывания срока исковой давности:

После прерывания отсчет срока давности начинается заново, но при этом общая его продолжительность не может составлять больше 10 лет с даты появления задолженности.

Приостановить течение срока давности можно на основаниях, указанных в статье 202 Гражданского кодекса, в частности, в таких случаях:

После того, как ситуация меняется, и упомянутых обстоятельств больше нет, течение срока давности продолжается (заново отсчет не проводится).

Условия списания кредиторской задолженности

Наличие таких долгов дает возможность немного перенести срок выполнения обязательств и таким образом выровнять финансовые потоки в компании. Пока кредиторская задолженность не погашена, она отражается на балансе и учитывается в счетах. Но если кредитором в течение срока исковой давности не предъявляются требования о возврате долга, он считается просроченным и может быть списан, а также отнесен к категории доходов. При этом крайне важно правильно вести отсчет упомянутого срока.

По Гражданскому кодексу, если по договору необходимо исполнить обязательство в определенный период (до определенной даты), отсчет срока исковой давности начинается с того дня, когда закончился такой период. В случае отсутствия в договоре упоминания о сроке или дате выполнения обязательства, считать нужно с даты, когда кредитор потребовал выполнить обязательство. Стороны соглашения могут также предусмотреть в нем, что у исполнителя будет некоторое время на исполнение требования. Тогда срок давности нужно отсчитывать с даты окончания этого периода. Как и по дебиторской задолженности, по кредиторской срок давности может прерываться и приостанавливаться.

Порядок списания дебиторской задолженности

Предположим, мы определили, что есть долг, который невозможно получить. Чтобы списать, его нужно проинвентаризировать, оформив соответствующий приказ, и внести результаты такой инвентаризации в форму ИНВ-17. После этого за подписью руководителя издается приказ о том, что на основании бухгалтерской справки и инвентаризационного акта долг ликвидируется. В таком приказе нужно указать сумму задолженности и описать обстоятельства, при которых она превратилась в безнадежную, а также сослаться на инвентаризационный акт, упомянув дату его составления и номер.

В случае налоговой проверки особое внимание будет уделено списанным долгам, поэтому крайне важно тщательно вести документацию по ним. К акту инвентаризации необходимо приложить описание обстоятельств, при которых возникла задолженность, и документы, которые подтверждают реальность соглашения: договоры, счета, накладные, акты сверок и предоставленных услуг. Кроме того, нужно хранить документы, на основании которых долг был признан безнадежным: постановление пристава или выписку из реестра ЕГРЮЛ.

Списание просроченной дебиторки в бухучете

Компания должна в обязательном порядке иметь резерв по долгам, которые могут не вернуть. Не создать его можно только в том случае, если есть полная уверенность в погашении. В бухгалтерском учете резерв по сомнительным долгам отображается в счете 63 (по кредиту), который корреспондируется со счетом 91. Если задолженность списана, и при этом использованы резервные средства, вносится запись об этом: Дт 63 Кт 62 (можно заменить на 76 счет либо другой, на котором учитываются долги перед компанией). В случае недостатка средств резерва для полного списания долга остаток следует отнести к другим расходам: Дт 91.2 Кт 62 (счет, на котором учитывается дебиторка, может быть и другим). Точно такая же проводка используется для списания долга, если он внезапно стал безнадежным или не был зарезервинован, к примеру, в связи с ликвидацией контрагента.

На протяжении 5 лет после списания долг должен в полном размере учитываться на счету 007 (по дебету с разделением по контрагентам). Только по окончании этого периода происходит окончательное списание. В течение такого же срока необходимо хранить документацию, подтверждающую списание дебиторки.

Списание дебиторки в налоговом учете

Право перевести в расходы безнадежную дебиторскую задолженность имеют исключительно те компании, которые при расчете налога на прибыль используют метод начисления. Таким образом, если юрлицо работает на упрощенной системе налогообложения или на ЕНВД, у него нет оснований для учета безнадежной к удержанию задолженности в качестве расходов. Кроме того, списывать дебиторку не могут ИП, даже если они работают на общей системе.

Если в бухучете создавать резерв по долгам, вызывающим сомнения, обязательно, в налоговом учете компании дается право выбора, откладывать средства на эти нужды или нет. Если резерв есть, дебиторская задолженность списывается за счет него. При недостатке средств остаток переводится в категорию внереализационных расходов. Аналогично нужно действовать при отсутствии резерва. Документация о списании дебиторки в налоговом учете должна храниться как минимум 4 года.

Порядок списания кредиторской задолженности

Такие долги нужно списывать по каждому обязательству отдельно. 

Инвентаризации, как правило, проводятся раз в год для составления бухгалтерских отчетов. Но руководство компании может принять решение о том, что она будет проведена по дополнительным основаниям, и определить объекты проверки (конкретные обязательства и активы).

Результаты инвентаризации фиксируются в акте с указанием не только просроченной кредиторки, но и общей. При этом по каждому кредитору нужно расписать его название, бухгалтерские счета для учета кредиторской задолженности, данные о проведении сверки взаимных расчетов или ее отсутствии и размер просроченной кредиторки. Инвентаризационный акт составляет и подписывает соответствующая комиссия.

Если по долгу прошел срок давности, дополнительно требуется обоснование, зафиксированное в письменном виде. Это бухгалтерская справка о списании кредиторки с разделением по синтетическим счетам, оформленная на основании информации из соответствующих регистров и других документов, которые подтверждают наличие долга, например, акта сверки расчетов. Из содержания этой справки должно быть понятно, когда появилась кредиторка, в связи с чем и в какой сумме. Кроме того, нужно указать данные кредитора.

Инвентаризационный акт с бухгалтерской справкой являются основанием для оформления на бланке компании приказа о списании долга с печатью и подписью директора. В нем необходимо сослаться на акт и справку, подтверждающие наличие долга и оснований для его списания. Оформив приказ, можно списывать задолженность в бухгалтерском и налоговом учете.

Списание кредиторки в бухучете

Для просроченной кредиторской задолженности используется субсчет 1 счета 91, на котором она учитывается по кредиту среди прочих доходов. При этом проводка зависит от счета, на котором учтен долг, и может иметь следующий вид: Д 60 К 91-1, Д 62 К 91-1, Д 66 К 91-1 и т.д.

Списание кредиторки в налоговом учете

Общее правило, которое должно выполняться при таком списании, заключается в том, что сумма просроченной кредиторской задолженности включается компанией в сумму внереализационных доходов, с которых платится налог на прибыль. 

В случае применения метода начисления может быть затруднительным определение момента, с которого просроченный долг следует отнести к категории доходов, подлежащих налогообложению. Проблема в том, что при использовании метода начисления признание расходов и доходов происходит тогда, когда они понесены, независимо от притока или оттока средств. А для списания кредиторки, по которой истек срок исковой давности, как мы упоминали выше, нужно провести инвентаризацию. Если эта процедура и истечение срока произошли в разных налоговых периодах, возникает вопрос: когда включать долг в состав налогооблагаемых доходов.

Позиция контролирующих органов заключается в том, что такую просроченную кредиторку нужно отнести к доходам в том отчетном периоде, в котором произошло истечение срока давности, без учета факта проведения инвентаризации и наличия необходимых для списания документов. Аналогичного мнения придерживаются и судьи.

В связи с таким положением дел руководству компании и бухгалтеру следует помнить о необходимости включить кредиторку в состав доходов, подлежащих налогообложению, на дату завершения периода, на который пришлось истечение срока исковой давности.

Стоимость услуг