Инвентаризация на предприятии: всё, что нужно знать

Инвентаризация — это учёт имущества, обязательств и финансовых ресурсов, оценка их наличия, количества и состояния с документальной фиксацией результатов. 

Она регулируется, главным образом, двумя документами:

• Закон №402 «О бухучёте»,
• Приказ Минфина №157 н «О Едином плане счетов». 

Цели инвентаризации:

• выявить реальное наличие имущества;
• обнаружить неучтённые единицы;
• оценить качество и сохранность собственности;
• оценить корректность и полноту обязательств;
• сверить реальные данные с учётными, обнаружить недостачи и излишки;
• удостовериться в должном бережном хранении и корректном использовании имущества. 

Ответственность за инвентаризацию возлагается на дирекцию учреждения — кроме обязательных инвентаризаций. 

Обязательная инвентаризация

Закон №402 «О бухгалтерском учёте» гласит, что инвентаризация необходима, если:

• имущество сдаётся в аренду;
• предприятие продаётся, покупается или преобразуется;
• формируется бухгалтерская отчётность за прошедший год;
• пересматривается список материально ответственных фигур;
• выявлены эпизоды кражи, порчи и злоупотребления собственностью;
• собственность повреждалась из-за стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций;
• предприятие ликвидируется или реорганизуется.

Инвентаризация библиотек

Письмо Министра финансов от 04.11.1998 № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов» определяет следующие сроки их ревизии:

• Каждый год проверяются ценнейшие фонды в сейфах;
• Каждые  три года проводится ревизия редчайших фондов;
• Каждые пять лет инвентаризуются ценные фонды и фонды численностью до 100 000 единиц;
• Каждые семь лет перебираются фонды на 100 000 – 200 000 единиц;
• Фонды от 200 000 до миллиона единиц перебираются каждые 10 лет;
• Фонды численностью от миллиона единиц и более проверяются поэтапно и выборочно с окончанием проверки фонда в течение 15 лет. 

Кроме того, инвентаризации бывают:

• Плановыми

Проходят ежегодно перед формированием годового отчёта, а также с иной периодичностью, определённой руководством.

• Внеплановыми

Настигают внезапно. Цель — дополнительный контроль. Инициируются как руководством компании, так и контролирующими и правоохранительными органами.

• Полными

Предполагают ревизию и перечёт всех ценностей, финансов и обязательств. Ревизии также подлежит имущество сторонней компании, взятое в аренду, напрокат или на хранение.

• Выборочными

Проводятся, если в прошлом имели место нарушения — в том числе, противозаконные операции и неправильно составленные документы. 

Инвентаризация проходит в четыре этапа:

I. Подготовка

• Определение объектов ревизии.
• Подготовка приказа и ознакомление с ним членов инвентаризационной комиссии.
• Получение расписок от материально ответственных персон.

Для целей инвентаризации формируется постоянно действующая комиссия. Если работы особенно много, дополнительно формируются рабочие комиссии. Личный состав комиссий определяется руководством учреждения. Обычно в комиссию включаются:

• административный персонал;
• специалисты из бухгалтерии;
• узкие специалисты;
• могут входить специалисты внутреннего аудита. 

Комиссия получает последние отчётные документы до того, как они отправятся в бухгалтерию. Их датирует и подписывает председатель. Теперь эти документы официально фиксируют состояние на момент начала инвентаризации. 

Материально ответственные работники сдают расходные и приходные документы в бухгалтерию, либо передают комиссии. Они приходуют прибывший товар и списывают выбывший, расписываются во всех этих действиях. Вместе с ними расписываются владельцы подотчётных сумм на покупку или доверенности на получение собственности. 

II. Ревизия и учёт

На этой стадии осуществляется учёт реального имущества:

• перебор, взвешивание, замер, подсчёт, определение наличия и состояния имущества, денег и обязательств;
• заполнение инвентаризационных описей.

Ревизия и учёт обязательно проходят в присутствии всех материально ответственных. 

III. Сверка данных

Когда товар посчитан, описи сверяют с учётными данными. Процесс включает:

• установление расхождений,
• формирование сличительных ведомостей,
• установление причин расхождений.

IV. Подведение итогов

На финальной стадии учётные данные согласуются с результатами ревизии. Для этого применяются описи:

• ценных бумаг;
• остатков;
• долгов;
• госдолга России эквиваленте ценных бумагах;
• госдолга России по кредитам;
• денежных документов и бланков строгой отчётности;
• нефинансовых активов;
• наличности;
• расчетов со всеми дебиторами и кредиторами;
• расчетов по поступлениям. 

Ведомость расхождений отражает все нестыковки с информацией бухучёта. Недостачи и избытки отображаются в натуральном выражении и в денежном эквиваленте. По сведениям этой ведомости создаётся Акт о результатах. 

Правила оформления описей

1. Описи заполняются от руки либо машинным способом.
2. Название и число единиц указывают в принятых единицах учёта.
3. Число учётных единиц указывается прописью на каждой странице.
4. Также на каждой странице обозначается итог в любом выражении (вес, длина, площадь, объём, число штук и т.п.).
5. Ошибки зачёркиваются, сверху надписываются верные сведения; исправления вносятся на всех копиях описей, их подписывает вся комиссия, а также все материально ответственные.
6. Пустых строк быть не должно. Все незаполненные поля в конце помечаются Z-образным прочерком.
7. В конце необходима расписка о проверке количественных и финансовых данных с соответствующими подписями проверявших.
8. Ведомости подписываются всеми членами комиссии и мат. ответственными работниками. Последние также расписываются в конце ведомости, подтверждая тем самым, что:

• ревизия проходила при них,
• они не имеют претензий к комиссии,
• они принимают учтённое имущество на хранение.

Имущество, взятое в аренду или на хранение, требует для себя отдельных описей.

Если инвентаризация длится дольше суток, все помещения с имуществом при уходе комиссии опечатываются. Ночью, во время обеда и других перерывов описи также должны находиться в запертом помещении.

Инвентаризация по типу собственности

1.     Основные средства

Прежде, чем начать учёт и ревизию основных средств, следует проверить:

• регистры учёта;
• тех. документацию — паспорта, схемы, сертификаты;
• документы на арендованное или оставленное на хранении имущество

Если документов нет, их надо получить или оформить.

Комиссия осматривает ценности, отмечая их наименования, номера и опорные характеристики. Инвентаризируя дома и постройки, следует ознакомиться с документами о праве управления ими или о праве ведения хозяйства. Если при этом выявляются неучтённые объекты или ошибки в документах, обязанность комиссии — отразить в документах достоверные данные. Оценку зданий и сооружений следует произвести в соответствии с рыночными ценами, с учётом износа.

Особые правила касаются восстановленных и реконструированных объектов. Если в ходе ремонта или реконструкции здание было изменено настолько, что его назначение поменялось, оно подлежит учёту в соответствии с новым назначением. Существенная реконструкция, влекущая увеличение или уменьшение высотности и площади, должна найти отражение в бухучёте. Вместе с точным перечнем работ, экспертам придётся оценить, насколько повышена либо понижена стоимость, и зафиксировать это число в описи.

Машины, транспорт и прочая тяжёлая техника фиксируется особо: комиссия отмечает в описи заводской номер, дату производства, функцию машины и главные характеристики.

Многочисленные однотипные предметы хозяйства, идентичные по цене, функции, и характеристикам, учитываются в описях по наименованию с указанием числа.

Основные средства, безнадёжно утратившие рабочие свойства, заносятся в особую опись, где отмечаются дата ввода предмета в эксплуатацию и причины его выхода из строя.

В особую опись вносятся и ценности, вверенные учреждению во временное пользование или на хранение. Их учёт ведётся одновременно с основными средствами.

2.    Нематериальные активы

Нематериальные активы также подлежат учёту. При их инвентаризации необходимо проверять:

• права учреждения на использование такого актива,
• достоверность данных о нём в учётных документах.

3.    Непроизведённые активы

Инвентаризация непроизведённых активов начинается с изучения документов, разрешающих организации:

• управлять имуществом,
• владеть землёй, ресурсами, недрами в зоне строительства,

а также отражающих эти объекты в бухучёте учреждения.

Следует иметь в виду, что с 2011 года земля, отданная территориальным органом в постоянное пользование, должна быть указана на забалансовом счёте с указанием её кадастровой стоимости.

4.    Денежные вложения

Инвентаризация денежных инвестиций предполагает проверку реальных расходов на ценные бумаги, уставные капиталы иных учреждений и одолженные им финансовые средства. Как проверяют реальное наличие ценных бумаг?

1. Изучают оформляющие их документы, проверяют их корректность.
2. Оценивают фактическую стоимость учтённых бумаг.
3. Проверяют сохранность бумаг — сопоставляют реальное наличие с учётными сведениями.
4. Удостоверяются в своевременном и исчерпывающем отражении доходов от ценных бумаг в бухучёте.

Если ценные бумаги хранятся в учреждении, они инвентаризуются вместе с кассовыми деньгами. Бумаги учитываются по эмитентам. В акте прописывают:

• название бумаги,
• номер и серию,
• номинальную стоимость и реальную цену каждой из них,
• время погашения,
• итоговую сумму.

Данные о каждой из них соотносятся с бухгалтерскими документами. Если бумаги были переданы на хранение, скажем, в банк-депозитарий, счета бухучёта учреждения соотносятся с выписками банка — так выверяются суммы инвестиций.

Инвестирование в уставной капитал стороннего учреждения, равно как и одолженные ему средства, также необходимо документально засвидетельствовать. Результаты ревизии инвестиций и займов в бюджетных учреждениях оформляются с помощью формы 0504081.

 5.     Запасы

Материальные запасы инвентаризуются по каждому конкретному счёту. Товар проверяют на наличие, количество, состояние — пересчитывают, перевешивают, мерят. По каждой конкретной единице в форму 0504087 заносят товар, указывая конкретные группы, типы, сорта, свойства, артикулы и т.п. Закон не позволяет вносить информацию лишь со слов мат. ответственных работников, равно как и по учётным данным.

Когда проверка закончена, помещение закрывается для входа – например, путём опломбирования. Если ценности хранятся в нескольких помещениях, инвентаризация проводится в каждом из них последовательно. И они так же последовательно закрываются для входа после ревизии.

Приёмка запасов осуществляется мат. ответственным персоналом. После оприходования по реестру сведения фиксируются в особой описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В ней обязательно прописываются:

• день поступления товара,
• кто поставил,
• день прибытия и номер приходного документа,
• собственно что за товар,
• число товарных единиц,
• цена одной единицы,
• итоговая сумма.

Приёмка, оприходование и фиксация проходят только при членах комиссии.

Покупка-продажа товара в ходе инвентаризации не разрешается. Лишь в крайних случаях при особо долгой ревизии товар можно отпустить — но только с официального разрешения управляющего и главбуха, подписанного при членах комиссии. Опись при этом оформляют аналогично бланкам на поступившие товары. Соответствующая отметка проставляется и в расходных документах, подписывается председателем или его доверенным лицом.

Тара описывается в соответствии с классификацией по:

• типу,
• функции,
• качеству.

Непригодная тара списывается, члены комиссии отмечают в описях причины её порчи.

6.    Кассы

Остаток наличности на кассе фиксируется в описи наличных средств. Финансовые документы и бланки строгой отчётности — в одноимённой описи.

При инвентаризации кассы учитываются и «живые» денежные купюры с монетами, и ценные бумаги, и финансовые документы. К последним могут относиться:

• авиабилеты,
• путёвки,
• почтовые и вексельные марки,
• марки госпошлины и т.п.

Документы строгой отчётности и ценные бумаги инвентаризуются по их типу. Например, акции бывают именные и на предъявителя, обычные и привилегированные.

Деньги на лицевых счетах федеральных учреждений, включая кредитные, инвентаризуются сверкой учётных сумм с банковскими выписками.

7.    Расчёты

Расчёты инвентаризуются, главным образом, по бухгалтерским документам и субсчетам. Достоверность расчётов с покупателями, клиентами, работниками, партнёрами и организациями определяется через подтверждение сальдо. Результаты фиксируются в соответствующей описи.

Наряду с этим, в обязанности комиссии входит установление:

• Корректности расчётов с финансовыми и налоговыми учреждениями, государственными фондами  и отделами самого предприятия, если они находятся на самостоятельном балансе;
• Корректности суммы долговой нагрузки по недостачам и хищениям;
• Корректности долгов любого типа, в том числе с истёкшим сроком давности.

Дебиторская задолженность официально считается безнадёжной, если:

срок давности истёк (статья 196 ГК РФ);

нет возможности исполнить обязательства (статья 416 ГК);

обязательство отменено государственным актом (статья 417 ГК);

юрлицо ликвидировано (статья 419 ГК).