Дефицит и удорожание канцелярии. Переходим на ЭДО?

Изменения 2022 года набирают обороты и затронули в полной мере офисных работников. Цены на бумагу выросли в 5 - 6 раз. Еще в 2020 году в связи с пандемией появился тренд на удаленную работу, что привело к сокращению потребления канцелярии. А в 2021 году правительство заявило о плавном переходе на электронный документооборот, который должен был завершится до 2024 года. Планировалось, что к этому времени ¾ общего объема обязательных печатных форм и Отчетов будут заменены электронными. Но сейчас происходят более глобальные сдвиги, которые вынуждают бизнес отказаться от печатных версий договоров, актов, Отчетов и других документов быстрее.

Мы со своей стороны готовы к таким изменениям и видим их закономерными и необходимыми.

Подорожание офисной бумаги ускорит переход на электронный документооборот (ЭДО)

Основным толчком к ускорению этого процесса стало, естественно, резкое подорожание офисной бумаги. Новостные ресурсы пестрят заголовками и статьями, о причинах бумажного кризиса и способах выхода их него. В Екатеринбурге предприимчивый товарищ пытался продать пачку бумаги за 20 млн. руб. Цена канцтоваров выросла в 5 раз, а бумага для принтеров стала «золотой».

Такие новости всколыхнули не только рынок бумаги. Дело в том, что увеличение цены канцтоваров и, в частности, бумаги для печати, в конечном счете отражается на себестоимости любого товара или услуги. Ведь мы привыкли, что товар сопровождается напечатанной накладной, а выполнение услуг оформляется актом приема-передачи. Стоимость оформления всех сопутствующих документов заложена в цену для конечного потребителя. Сюда входит цена пресловутой бумаги, а также всех других расходников и комплектующих для принтеров и сканеров, которые тоже подросли в цене в 2-4 раза. Таким образом цена конечного продукта закономерно вырастет, и наших услуг тоже. Избежать роста цен на услуги и товары в этом случае возможно за счет отказа от печатных версий документов и замены их электронными.

Электронный Отчет об оценке

Конечно, отказаться в одночасье от всех бумажных документов не удастся. Но давайте посмотрим, что конкретно можно сделать в той или иной области. Например, в нашей – в оценочной основным документом выступает Отчет об оценке. Это довольно объемный документ, насчитывающий как правило 80 -100 страниц печатного текста. Зачастую, после его получения, этот том пылится на дальних полках в офисах заказчика. А через 6 месяцев становится абсолютно неактуальным за истечением срока его действия. Кроме того, зачастую возникают ситуации, когда Отчет на бумажном носителе утрачен, и мы предоставляем заказчика его электронные копии.

Чем простая электронная копия отличается от Отчета в электронном виде

Обычно, хранение бумажных Отчетов оправдывают обязанностью, установленной законом о 3-х летнем сроке хранения архива. Однако в законе также четко указано, что Отчет и все приложения к нему могут храниться в форме электронного документа. В чем отличие электронной копии и документа в электронном виде? Последний оформляется в соответствии с определенными требованиями и имеет такую же юридическую силу, что и бумажная версия.

Согласно ст. 11 Федерального закона N 135-ФЗ «Об оценочной деятельности», Отчет, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать всем установленным требованиям и быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом, документ, как и бумажный аналог, подписывается оценщиком, составившим Отчет, и юридическим лицом. Все точно также, только в цифровом пространстве, где ЭЦП равносильна собственноручной подписи специалиста или руководителя компании.

В последнее время практика перехода на электронные Отчеты оценщика становится все более популярной. Например, раньше мы выполняли Отчеты в электронном виде только для комиссий при оспаривании кадастровой стоимости. Сейчас такие Отчеты стали принимать банки из ТОП-10. В таком же формате мы направляем Отчеты и в Росимущество. Причем, чиновники последнего недоумевают, почему им до сих пор передают бумажные версии Отчетов, с которыми неудобно работать. Ведь переход на электронную версию Отчета не сказывается на его качестве. Это такой же официальный документ, оформленный в соответствии с законом и фирменным стилем нашей компании.

Каким образом происходит подписание электронного Отчета об оценке

Подписание документа происходит при помощи специальных программ для подписи и шифрования электронных документов. Мы используем КриптоАРМ ГОСТ. Процесс подписания прост и интуитивно понятен. В специальном поле необходимо выбрать документ, требующий подписания (наподобие выбора файла для открытия) и дальше нажать на кнопку добавить подпись. Документ подписан и его можно передать по любым каналам связи: почта, мессенджер и т.д. Для проверки достоверности подписи на сайте Госуслуги запущен специальный сервис, куда можно загрузить электронный документ, и система выдаст результат проверки ЭЦП.

Зачем переходить на ЭДО?

В течение последних 7 лет предоставление электронных Отчетов оценщика стало обычной деловой практикой при оспаривании кадастровой стоимости. Количество частных клиентов, которые запросили или согласились получить Отчет в таком формате в последние годы также растет. То есть определенная подвижка в этой области есть. Однако, процесс перехода идет недостаточно быстро. Кроме Отчета в электронном виде могут быть оформлены и другие документы, например, договор или счет.

Во-первых, электронный документооборот значительно ускоряет процедуру согласования, подписания и передачи документа. При помощи специальных программ для ЭДО происходит это в считанные секунды. Наиболее популярной программой является СБИС, хотя есть и другие аналогичные программы. При этом если Вы подключены к другому оператору ЭДО, то в этом нет никаких сложностей, потому что два операторы обычно сотрудничают. Кроме того, документ, как мы говорили ранее, можно отослать и по e-mail. ЭДО делает взаимодействие между контрагентами быстрым и официальным, в отличии от PDF-версий, которые не имеют юридической силы без оригинала.

Во-вторых, экономия средств. Операторы ЭДО берут плату за свои услуги, но она не сравнима с стоимостью пересылки курьерскими службами. К тому же, компании использующие ЭДО экономят на канцелярии и офисной бумаге.

В-третьих, исключение из стоимости услуг и товаров зависимой от колебаний цен на канцелярию составляющей.